Geekwerkstatt Stammtisch Einladungen Reloaded

Für alle die ihn noch nicht kennen: Der Geekwerkstatt Stammtisch ist ein zweiwöchentlich stattfindendes Event im Annapam in Augsburg.

Status Quo

Der Stammtisch besteht in der jetzigen Form etwa seit Dezember 2014, die Einladung erfolgte ausschließlich über Facebook-Veranstaltungen der Geekwerkstatt-Seite. Damit hatten wir konkret folgende Probleme:

  • Für die persönliche Einladung aller üblichen Teilnehmer musste ein “Verantwortlicher” die Veranstaltung erstellen und konnte dann nur seine “Facebook-Freunde” einladen. Eine Vertretung des “Verantwortlichen” musste dann auch immer mit allen anderen Teilnehmern befreundet sein, um überhaupt einladen zu können.
  • Besonders in der Zielgruppe des Stammtisches gibt es Einige, die entweder gar keinen Facebook-Account haben oder einen Vorhandenen nicht regelmäßig prüfen. Diese potentiellen Teilnehmer wurden vom bisherigen Einladungssystem somit nicht richtig erfasst, was sehr schade war.
  • Durch verschiedene Änderungen am Facebook-Veranstaltungssystem wurde es immer schwieriger verlässliche Teilnehmerzahlen für einen kommenden Stammtisch zu ermitteln, um eine entsprechende Reservierung vornehmen zu können.
  • Das Bewerben des Stammtisches auch über andere soziale Kanäle haben wir wegen den bereits genannten Problemen gemieden, weshalb der Stammtisch nur schwer wachsen konnte.

Schon länger wollten wir daran etwas ändern und haben uns auch umgesehen, doch eine einfache Lösung war nicht wirklich in Sicht. Plattformen wie meetup waren zwar durchaus im Gespräch, wir haben aber etwas kostenfreies gesucht, wozu die Teilnehmer keinen neuen Account erstellen müssen.

Was nun?

Nachdem wir lange genug gejammert hatten, war klar, dass eine Eigenentwicklung geschaffen werden musste. Und um eine möglich einfache Integration in die vorhandene WordPress Seite zu schaffen, war ein WordPress-Plugin der vermutlich einfachste Weg… Mit wenig php-Erfahrung und der Macht zu googeln ausgestattet, ist dann innerhalb von zwei Wochen der momentane Stand des neuen Einladungssystems entstanden. Bitte entschuldigt also, falls es an der einen oder anderen Ecke noch etwas hakt. Doch wie funktioniert das nun? Die Idee ist folgende:

  • Man trägt sich bei Interesse für die Einladungen auf der Seite des Stammtisches ein: http://geekwerkstatt.de/stammtisch
  • “Zuverlässig” werden mit entsprechendem Vorlauf vor dem nächsten Stammtisch E-Mails an alle eingetragenen Interessenten gesendet. Diese Mail enthält Datum, Uhrzeit und Ort des nächsten Stammtisches, sowie zwei Buttons für die Zu- oder Absage.
  • Wer nun noch nicht weiß, ob er kommen kann oder nicht, kann die Mail getrost löschen. Es folgt ein paar Tage später eine weitere Einladung, die nur die Interessenten erhalten, die noch nicht zu- oder abgesagt haben.
  • Final erfolgt am Tag des Stammtisches noch eine Erinnerung an alle, die zugesagt haben teilnehmen zu wollen.

Da wir mit diesem System weder zum Spam-Versender, noch zum Adress-Sammler werden wollen, ist in jeder E-Mail zusätzlich ein Unsubscribe-Link. Wenn dieser geklickt wird verschwindet die E-Mail-Adresse sofort aus der Datenbank und ihr erhaltet auch keine Einladungen mehr.